Hur man slår samman Excel-kal­kyl­blad

Micro­softs kal­kyl­pro­gram Excel erbjuder olika funk­tio­ner för att slå samman innehåll från olika kal­kyl­blad. Denna guide förklarar steg för steg hur man kom­bi­ne­rar kal­kyl­blad med identiska eller olika poster.

Snabbgui­de för hur man sam­man­fo­gar Excel-kal­kyl­blad

1. Markera cellen där du vill slå samman data.
2. Klicka på Data > Kon­so­li­de­ra i me­ny­flik­s­om­rå­det.
3. I fältet Referens väljer du de celler du vill slå samman och klickar på Lägg till för att inkludera dem i re­fe­ren­ser­na.
4. Klicka på OK för att slå samman värdena.

Vilka är för­de­lar­na med att slå samman data i Excel?

Fördelen med att kombinera data från olika kal­kyl­blad är att du kan skapa nya Excel-tabeller för att arbeta med kund- eller fö­re­tags­da­ta. Till skillnad från funk­tio­ner­na för att slå samman celler och flytta celler kan du med funk­tio­nen Kon­so­li­de­ra eller Power Query Editor kombinera data från separata kal­kyl­blad till ett enda kal­kyl­blad.

Hur man sam­man­fo­gar data i Excel med Kon­so­li­de­ra

Om du vill slå samman separata kal­kyl­blad i Excel använder du funk­tio­nen Kon­so­li­de­ra. För att kunna använda den här funk­tio­nen måste din Excel-fil ha minst två flikar. I följande exempel slår vi samman kunddata från NYC och LA.

Steg 1: Öppna filen med de kal­kyl­blad som du vill slå samman. Klicka på + bredvid kal­kyl­blads­nam­nen längst ned i fönstret för att skapa det kal­kyl­blad där data ska slås samman. Namnge kal­kyl­bla­det. Ett namn som ”Kon­so­li­de­rat” gör det lättare att hitta.

Steg 2: I det nya kal­kyl­bla­det väljer du den cell där du vill slå samman data. I det här exemplet har vi valt cell A1. Klicka nu på Data i menyn högst upp i fönstret. I avsnittet Data­verk­tyg väljer du symbolen för Kon­so­li­de­ra.

Steg 3: Menyn Kon­so­li­de­ra öppnas. Här kan du välja hur Excel ska slå samman data (dvs. summa, me­del­vär­de, max). I det här exemplet väljer vi al­ter­na­ti­vet Summa så att värdena läggs ihop.

Steg 4: Minimera menyn Kon­so­li­de­ra genom att klicka på pilen under Referens. Nu visas menyn Kon­so­li­de­ra – Referens i sin mi­ni­me­ra­de form.

Steg 5: Gå till det första kal­kyl­bla­det och markera de data som du vill slå samman. Nu visas de celler som du har markerat i fönstret Kon­so­li­de­ra – Referens. Klicka sedan på den lilla pilen i Kon­so­li­de­ra – Referens.

Steg 6: Lägg till den valda re­fe­ren­sen till Alla re­fe­ren­ser med knappen Lägg till. Upprepa processen för det andra kal­kyl­bla­det.

Steg 7: Gå till det kal­kyl­blad där du planerar att slå samman arken. Klicka på kryssru­tor­na bredvid Övre rad och Vänster kolumn för att sä­ker­stäl­la att arket är korrekt for­ma­te­rat. Klicka sedan på OK.

Steg 8: Nu ser du de sam­man­slag­na upp­gif­ter­na från de andra Excel-kal­kyl­bla­den i det nya kal­kyl­bla­det.

Hur man sam­man­fo­gar data i Excel med Power Query Editor

För enkla sam­man­slag­ning­ar där båda kal­kyl­bla­den har samma for­ma­te­ring och in­for­ma­tion räcker det med kon­so­li­de­rings­funk­tio­nen. Om du däremot vill slå samman kal­kyl­blad som in­ne­hål­ler olika värden för samma kundgrupp är Power Query Editor det bästa al­ter­na­ti­vet.

Steg 1: Gå till det första kal­kyl­bla­det och markera in­ne­hål­let. Klicka sedan på menyn Data och därefter på Från tabell/område. När fönstret Skapa tabell visas klickar du på OK.

Steg 2: Power Query Editor öppnas nu med in­ne­hål­let i den tabell du valt. För att lägga till in­ne­hål­let i den andra tabellen klickar du på Ny källa i det övre högra hörnet av Excel-fönstret. Välj Fil och sedan Excel-arbetsbok.

Steg 3: Importera Excel-filen som in­ne­hål­ler den andra tabellen och klicka på OK i na­vi­ga­torn som öppnas.

Steg 4: Klicka på Slå ihop frågor och sedan igen i rull­gardinsme­nyn.

Steg 5: Ett fönster med namnet Merge (Sam­man­fo­ga) öppnas. Markera de två ta­bel­ler­na och välj ko­lum­ner­na med samma data för att sä­ker­stäl­la enhetlig for­ma­te­ring.

Steg 6: För att göra tabellens innehåll synligt, klicka på pil­sym­bo­len under tabell 2 och avmarkera rutorna bredvid ko­lum­ner­na med samma data (i detta fall Kolumn1). Markera rutorna för olika data som ska läggas till.

Steg 7: Re­di­ge­ra­ren sam­man­fo­gar sedan det innehåll du valt till en enda tabell. Klicka på Stäng och ladda för att placera den sam­man­fo­ga­de tabellen i ett nytt Excel-kal­kyl­blad.