Även i tider av Facebook och WhatsApp är e-post ett centralt kommunikationsmedel, särskilt i företag. Microsoft Outlook är särskilt lämpligt som e-postklient för frekventa användare tack vare sina flexibla alternativ för kontaktadministration. Tack vare den integrerade import- och exportguiden kan befintliga kontaktuppgifter enkelt importeras till Outlook. Vi visar dig hur du lägger till dina viktigaste kontakter i Outlooks adressbok i bara några få steg.

Snabbguide för hur du importerar kontakter till Outlook

  1. I Outlook går du till Arkiv > Öppna och exportera > Importera/exportera
  2. I import- och exportguiden väljer du Importera från ett annat program eller en annan fil > Nästa
  3. Välj Kommaseparerade värden > Nästa > Klicka på Bläddra, välj CSV-filen och importera sedan varianten > Nästa
  4. Klicka på målmappen Kontakter > Nästa > Slutför

Vilka krav gäller för import av Outlook-kontakter?

Det finns olika skäl till varför det är användbart att importera kontakter till Outlook. Vanligtvis har du externa kontaktlistor som du vill importera till din Outlook-adressbok. Det är dock också möjligt att du vill importera kontakter som du tidigare har exporterat från Outlook – till exempel för att skapa en säkerhetskopia eller för att du vill byta version. I det senare fallet finns kontaktlistan redan i det erforderliga importformatet CSV. Om du har en egen kontaktlista, t.ex. i form av ett Excel-kalkylblad, måste du först spara den i CSV-format innan du kan importera den till din Outlook-adressbok.

Hur du sparar dina kalkylblad som CSV-filer

Alla vanliga kalkylprogram som Microsoft Excel, OpenOffice eller LibreOffice Calc erbjuder möjligheten att spara arbetsböcker som CSV-filer. För Excel-användare fungerar detta till exempel på följande sätt:

  1. I det första steget klickar du på det kalkylblad som innehåller den kontaktinformation som du vill importera till Outlooks adressbok. Gå sedan till fliken Arkiv och klicka på Spara som.
  2. Klicka på Bläddra och välj var du vill spara filen och öppna menyn i fältet Spara som typ genom att klicka på den lilla nedåtpekande pilikonen.
  3. Leta reda på och välj CSV (kommaseparerad). Klicka slutligen på Spara. Excel informerar dig om att vissa funktioner i arbetsboken kommer att gå förlorade (på grund av övergången till CSV-format), vilket du accepterar genom att klicka på OK.
Bild: Microsoft 365: Saving a document
Outlook only supports the comma as a separator, which is why you should definitely check whether your Excel contact list is structured accordingly before saving it.

Hur man importerar kontakter i Outlook-datorprogrammet

Om du har önskade kontakter i CSV-format kan du börja importera dem till Outlook-adressboken direkt. Du behöver ingen ytterligare programvara för detta, eftersom den ovannämnda import- och exportguiden från Microsoft Outlook är integrerad som standard. Proceduren skiljer sig något beroende på om du arbetar med skrivbords- eller webbklienten. Nedan har vi sammanfattat importprocessen i de olika Outlook-versionerna.

Så här importerar du kontakter i Outlook-datorprogrammet

Användare av nyare versioner av Outlook hittar import- och exportguiden i menyn Arkiv. I det första steget öppnar du den via fliken med samma namn:

Bild: Outlook 365: Inbox
You will find the Outlook 365 tabs in the top menu bar. The ‘File’ tab is on the far left.

I menyraden till vänster navigerar du till Öppna och exportera, där du startar guiden genom att klicka på Importera/Exportera.

Bild: ‘Open & Export’ submenu in Outlook 365
Using the ‘Open & Export’ menu, you can not only import contacts into Outlook, but also open Outlook data files or calendar files.

I startmenyn för import- och exportguiden kan du välja mellan olika åtgärder. Åtgärden Importera från ett annat program eller en annan fil som krävs för importen är redan markerad som standard, så att du bara behöver trycka på knappen Nästa.

Bild: Start menu of the Import and Export Wizard in Outlook 365
If the ‘Import from another program or file’ option is not selected, click it in the Outlook Import and Export Wizard.

I nästa dialogruta kan du också behålla valet Kommaseparerade värden och gå direkt till nästa meny genom att klicka på Nästa. Du kan använda funktionen Bläddra för att ange var filen som ska importeras ska sparas:

Bild: Outlook 365: ‘Import a File’ menu
Be sure to specify the correct file (the contact list CSV file) when searching.

Innan du klickar på Nästa har du möjlighet att välja mellan tre importvarianter:

  1. Ersätt dubbletter med importerade objekt: Om en kontakt redan finns i Outlook raderas den angivna informationen för denna kontakt och ersätts med informationen från importfilen.
  2. Tillåt att dubbletter skapas (standardalternativ): Om en kontakt redan finns i Outlook skapar import- och exportguiden en dubblett av denna kontakt. Senare kan du kombinera informationen i adressboken eller ta bort den önskade versionen.
  3. Importera inte dubbletter: Om en kontakt redan finns i Outlook kasseras informationen som ska importeras.

Oavsett vilket val du gör kommer du att uppmanas att ange målmappen i följande meny. Sök efter posten Kontakter och klicka på Nästa.

Bild: Import and Export Wizard in Outlook 365: Selecting the destination folder
If you use several email accounts, it is important that you select the contacts folder of the account into which you want to import the new Outlook contacts.

Efter ett sista klick på Slutför startar Outlook importprocessen.

Så här importerar du kontakter i Outlook på webben

Du kan också importera nya kontakter till din Outlook-adressbok i Outlook på webben. För att göra detta loggar du in på webbapplikationen och klickar sedan på den lilla personikonen i verktygsfältet längst ned till vänster:

Bild: Outlook on the web: Inbox
Outlook on the web is often still known under the former name Outlook Web App (OWA).

I nästa steg går du till knappen “Hantera kontakter” och väljer alternativet “Importera kontakter”.

Bild: Outlook on the web: Overview of recommended people
In the ‘People’ menu of Outlook on the web, you can not only import Outlook contacts, but also create new contacts or complete user groups and set favourites.

Importmenyn öppnas då. Här klickar du på Bläddra, väljer din CSV-fil och sedan Öppna. Slutligen klickar du på Importera.

Notis

Import av kontakter i desktopversionen av det nya Outlook sker på samma sätt som i webbversionen.

Gå till huvudmeny